資金繰りや経営の改善、銀行融資取引の支援だけではなく、当社は経理業務の手伝いもしています。
請求書、領収書、通帳コピー等をお預かりして、会計ソフトに入力する作業のサポートもありますが、自社で行うケースが増えてきました。最近多いのが、経理経験の浅い社員さんや社長の奥さんをサポートする経理部長の役割をしてくれないかという依頼です。詳しくは「経理部長代行」ページをご覧ください。
先日伺った会社さんは、前任者が突然そして十分な引き継ぎができずに退職したので、後任の経理社員さんが困ってしまい、社長さんが当社に連絡してくださいました。
引き継ぎがうまくいかない原因としてよくあるのが、中小企業だと経理部門は一人の社員が全てやっていたりするで、これまでやってきたことが記録に残っておらず、その社員の頭の中に入っていることでしょう。過去の処理を見ればだいたい分かりますが、企業の中には「どうしてこの金額になっているのだろう」と、過去を見てもよく分からないこともあるのです。
経理社員が退職する時がいつ来てもいいように、複数の人が関与する、日頃から誰がやってもわかるようにマニュアルを残す、一人しか分からないなんて事のない体制にしておきましょう。
それと、これもよくあることなのですが、無駄な作業を続けていることがあります。昔からこうやっているから、と言われると素直に従って作業してしまうのです。
例えば、領収書等を基に伝票を作ってから会計ソフトに入力する、さらには伝票だけでなく帳簿まで手書きで作成してから、会計ソフトに入力している会社も未だに出会います。せっかく会計ソフトを使っているのですから、そんな作業はなるべくしないようにしましょう。
また、このようなことありませんか、クレジットカードの明細に同じ経費がいくつも載っていて、例えば、ガソリン代や ＥＴＣ の利用がいくつもあって、それを一つ一つ入力していることが。
このような場合は、まとめて入力してかまわないのですが、真面目な人が多い経理社員さんは、一つ一つ入力しているのです。
まとめて入力しても後で内容が分かればいいのです。遡ってチェックする事もないでしょうし、それに皆さんが心配する税務調査があっても怒られませんから。
経理なんてやったことがないのに担当になった社員さん、人手不足で自分がやることになった社長さん、前任者から言われたやり方に、「面倒だ」「無駄な気がする」と思ったら、改善できないか確認してみましょう。
入力についていえば、クラウド会計なら預金口座やクレジットカード明細のデータを読み込んで、入力作業を減らすことができます。パソコンにインストールするタイプの会計ソフトでも、同様の機能が付いているものもありますから、利用してみるといいでしょう。
少しでも面倒な入力作業を減らして、もっと経営に役立つ経理の仕事をするようにしてください。