経理業務

売掛金は管理できていますか

売掛金は通常であればその後、現預金になりますから大切なものです。

そんな大切なものなのに、経営支援を始める企業に初めてお伺いし、会計ソフトのデータを拝見すると、しっかり管理できていない企業があったりします。残高が異常に大きかったりマイナスになっていたりするのです。

■計上金額に問題はないか

まず、売掛金を計上するタイミングは企業によって異なりますが、商品や製品を発送した日、納品先の検収が済んだ日等に計上されるはずです。

計上金額は契約書や注文書等で確認する必要があります。しかし、実際の請求金額が値引きなどによって違っていることはよくあるでしょう。

まずその段階で経理担当者は、なぜその金額になったのか確認しなければなりませんし、もし値引きならその分だけ自社の売上は減るわけですから、社長も交えながら原因と対応策を話し合わなければなりません。

■入金確認を

売上金額ばかりに意識が行ってしまい、その後の管理がしっかりなされていない企業は少なくありません。

売掛金の入金日は予め契約書等で決められており、その日に入金があると思いますが、それよりも遅れた場合、それは相手先が忘れていた、資金繰りが苦しいという理由が多いでしょう。しかし、自社に問題があるケースもあります。

例えば、請求書の発送が遅れた、納期が遅れた等です。それだけ資金繰りは苦しくなるのですから、これらについても遅れた原因を突き止め、改善しなければなりません。

入金額についてですが、振込手数料を引かれた金額で振り込まれることはあると思います。しかし、それとは違う誤差が生じた場合、その多くは値引きだとは思いますが、経営者や管理者が同意しているでしょうか。

それならいいですが、取引先の中には支払う段階になって値引きを要求してくる(それを拒むと支払わないと言ってくる)ことがありますし、営業担当者が無断で値引きを相手先に伝え、経理担当者には「急に値引きになったから」と伝えてくるようなこともあります。

それが社内に原因がある場合、例えば商製品の品質等でクレームがあったため、営業担当者が勝手に値引きに応じたというケースは重大な問題ですから、単なる値引きと決めつけないで必ず上司にも確認をしてください。

また、会計ソフトであるのが入力ミスです。A社の分をB社にしているようなケースです。その場合、明らかにおかしな残高になっているはずですから、取引先ごとに売掛金の発生と入金の動きに異常がないか確認しましょう。

売掛金はみんなで頑張った努力の結晶です。しっかりと回収できるよう、回収遅延や安易な値引きが発生していないか管理を徹底するようにしてください。

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