経理業務

現金管理を無くす

ロイヤルホールディングス(株)は2017年11月1日、支払いを電子マネーやクレジットカードのみとした実験店を、東京都内にオープンさせると発表しました。

詳細は「GATHERING TABLE PANTRY」誕生を参照

現金の管理を完全に無くすことで、売り上げ管理業務の作業数を軽減、報告業務など店舗業務の効率化が狙いです。

経理業務において、現金管理というのは簡単なようですが面倒なところがあります。

中小企業(特に小規模企業)ですと、会社の口座から出金した現金を社長の財布に入れてしまいます。そうなると、会社と個人の現金が一緒になり、管理は極めて難しくなります。それに紛失や盗難のリスクもあります。

そこから個人の物を買ったりすることもよくあるでしょう。10万円を出金したものの、領収書は6万円しかなく、残り4万円はどこに行ってしまった?ということになります。そして、それが積もり積もって、決算の頃には多額の現金残高が帳簿上はあるけど、実際には無いということになるのです。

したがって、経理業務を効率化するには、できれば現金を扱わない事です。

その方法として例えば「役員借入金」科目を使う、クレジットカードを活用する、の2つがあります。

(1)役員借入金(あるいは社長借入金)を使う

当社では現金勘定を使っていません。現金で支払ったものについては、すべて社長である私が立て替えたという事で処理をしています。

普通は会社がボールペンを現金で買えば、

事務用品費/現金

と処理するわけですが、

事務用品費/役員借入金

という仕訳にするのです。

会社からすると、社長から借り入れをしているという処理をするのです。

この方法を使えば、現金だけでなく、社長個人のクレジットカード、個人口座からの支払いもすべてこの処理でできることになります。

そして、ある程度の残高になったら、法人口座から社長個人名義の口座へ支払えばいいのです。役員報酬支払時でもいいでしょう。

このやり方はもちろん社員でも使えます。一時的に社員に立て替えてもらい、後でまとめて支払うのです。しかし、金額によっては社員の負担が大きくなってしまいますから、社長と違って月1回の給料支払い時に精算というわけにはいかないかもしれません。

なお、会計ソフトには役員借入金という勘定科目はないので作っておきましょう。

 

(2)クレジットカードを活用する

ご存知のように、現金が無くても買い物ができますから、クレジットカードを活用するのは、経理の効率化に役立ちます。

クレジットカードのメリットとしては以下の通りでしょう。

経理事務の軽減
立て替えや仮払いといった事務処理を減らすことができますから、現金の管理が省力化できます。会社口座からの自動引き落しのため、請求書の処理や振り込み手続きなどの事務処理も大幅に軽減できます。それともない、振込手数料の削減も可能となります。

また、クレジットカードの利用データを、freee等のクラウド会計ソフトから読み込めば、会計ソフトへの入力作業時間を大幅に削減する事が可能です。クレジットカードの利用件数が多い企業でしたら、これはかなり楽だと感じるはずです。

キャッシュフローの改善
クレジットカードを利用してもその場では現預金残高が減少しませんね。1回払いであっても、カードを利用してから口座引き落としまでは数十日後になりますから、キャッシュフローの改善に寄与します。

会社と個人の分離
個人のクレジットカードであっても、事業のために使ったのであれば、経費としては認められます。しかし、会社と個人のお金をしっかりと分けて管理するためにも、法人カードを持ったほうがいいでしょう。

三井住友ビジネスカード for Ownersは、法人代表者や個人事業主向けのカードとなります。なお、審査はありますが、設立間もない企業であっても申し込みが可能です。申し込みに際しては、代表者本人の確認資料のみで、登記簿謄本や決算書は不要です。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エクスプレスカードは、年会費2万円(税抜)でプラチナカードを持つことができます。プラチナカードですから、24時間365日、専任のスタッフが出張時のホテルや接待で利用するレストランの手配などにも対応してくれます。

 

■当社は中小企業の経理部長となって、経理業務のサポートを行っています。

詳しくは、「経理部長代行」のページをご覧ください。

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