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現金での支払はしっかり管理を

経理をお手伝いしている会社さんを見ていると、現金残高が合わない、知らないうちに残高が膨れ上がっているということがよくあるのですが、その理由の多くは社長が会社のお金を私用で使ってしまう、または個人の財布に入れていたらいつの間にか個人のお金になっていたという事が多いですね。

 

それ以外にも、領収書をもらい忘れた、もらって来ないという事も多いでしょう。

 

昨日伺った顧問先は、社長が会社と個人のお財布を2つ持っていて明確に分けて管理していました。しかし、それでも現金が1年間でやや増えていました。

 

原因は従業員さんにありました。領収書をもらい忘れていたのでした。

経営者はとにかく領収書をもらうという習慣が身に付いていることが多いのですが、従業員だとそうでもなく、従業員さんが時々もらい忘れてくるそうです。

 

社長は「今度領収書を持ってこなかったら払わないぞ」と言うのですが、「社長、すみません。○○さんと打ち合わせで食事したのですが、領収書もらい忘れました」と報告してきます。「払わないぞ」と言ったけど実際そうするわけにもいきませんから、「次回はちゃんともらって来いよ」と注意して支払うことになり、その領収書がない分だけ現金残高が膨らんでいました。

 

領収書が「発行されない」、「もらい忘れた」、「なくした」、このような時ですが、必ず証拠を作って残しておきましょう。

 

文房具店で売っている伝票でもいいですし、エクセル等で同じようなものを作ってプリントアウトしてもかまいません。

 

日付、金額、お店、詳細について記録しておいてください。領収書と比べれば証拠能力としては劣ってしまうでしょうが、会社のために間違いなく使っているのであれば経費にしましょう。

 

しかし、金額が大きい、あるいは領収書のもらい忘れが頻繁にあると、税務調査でも疑われやすいと思います。その辺は顧問税理士に相談するようにしてください。

 

多くの経費は振込で、あるいはクレジットカードでできますが、現金で支払わなければならないこともまだ多いですから、現金を持たないで経営する事は難しいかもしれません。

 

もし可能であれば、一時的に社長や従業員に立て替えてもらい、給料支給時にその立て替え分も支払うというのが理想的ではあります(現実には難しいかもしれませんけど)。

 

領収書はもらいましょう、もし忘れたりなくした場合は、伝票等に記録して保存するようにしましょう。

 

それと話は変わりますけど、少し前の領収書が出てきた場合、今期中の分でしたら入れて問題ありません。先日お会いした経営者さんのところでは、今期の領収書にもかかわらず、数か月前の領収書を経費に入れようとすると、税理士が嫌な顔をするから捨ててしまうと言っていました。

 

また、前期分の経費を今期に計上していいのだろうか?と悩んだことありませんか。

 

前期分を今期に経費として計上するだけというのは、本来の処理としては間違っています。前期の申告書を修正する必要(更正の請求)が出てきます。

 

しかし、あまり金額が大きくなければそれほど問題になることはないと思います。2人の提携税理士からもそう言われています。

 

実際、当社の顧問先が税務調査受けたときも、その件で指導されたことは一度もありません。

 

ネット上には「前期の領収書はもう使えない」と書かれているのも見かけますが、もし過去の領収書が出てきたら捨てないで、まずは顧問税理士に相談してみてください。

 

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