定期的にデータのバックアップを

年末年始に旅行等外出された方は、友達や家族との思い出の写真がたくさん撮れたかと思います。

昨年伺ったお客様の話なのですが、子供さんたちが生まれてから撮りつづけてきたデジカメの画像データを、パソコンの中に保存していたとのこと。しかし、ハードディスクが故障してしまい、結局、今までの思い出の画像をすべて失ってしまったそうで、社長の奥さんは非常に落ち込んでいるということでした。

バックアップをしていない方って結構多いですね。

個人だけではありません。仕事で使うパソコンのデータを全くバックアップしていない中小企業は意外と多いです。お客様になってくれた会社さんに初めて伺うと私は必ず「バックアップはしていますか」と聞くのですが、3分の2はしていないですね。

私が税理士事務所に勤務していた10年以上前は、手書きで経理業務を行い、税理士事務所で会計ソフトに入力してもらっている企業は多く存在していました。今でもそういう中小企業はありますけど、最近は自社で会計ソフトを使って入力しているケースがかなり多くなったように思います。

最近顧問契約して下さった会社さんも、税理士事務所や記帳代行会社に任せず、自社で会計ソフトを使っています。

こまめにバックアップをするのが理想的ですし、できれば毎日業務が終了したら入力した会計データはバックアップした方がいいと思います

約2年前、当社のお客様が、年末調整をしようと50人以上の給与データを入れて完成した途端、ハードディスクが壊れて、せっかく完成したデータを失ってしまい、再度入力する羽目になりました。同時に会計データも失ってしまいました。

パソコンってそう簡単に壊れることは少ないのかもしれませんが、万が一の時の損失は非常に大きいものになります。

故障以外にもウイルス汚染によってデータが使えなくなることもありますから、必ずバックアップをするよう心掛けておきましょう。

それと、これは以前ある税理士さんから聞いた話です。ある税理士事務所ではバックアップデータを事務所内に保管しておいたところ、火事でパソコン内のデータとバックアップデータのどちらも失ってしまったとのことです。会社とは別の場所(例えば、社長の自宅)に保管したり、有名な会計ソフトでしたらクラウド上で保管できるデータバックアップサービスがあるので、それを利用したりするのもいいでしょう。

決算の時期や銀行に試算表を提出する等の重要なタイミングでデータを失えば、経営にも大きな影響を及ぼします。ぜひ安全策を講じておくようにして下さい。

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